Terceirizar o transporte é uma estratégia adotada por transportadoras que querem expandir sua operação sem aumentar a frota própria. No entanto, junto com a agilidade e a flexibilidade, surge um grande desafio: como manter o controle financeiro quando os veículos não são seus, e os motoristas tampouco?
A gestão de despesas em transportes terceirizados é uma dor recorrente para empresas que atuam com parceiros logísticos. Afinal, quando o controle das rotas e dos recursos está nas mãos de terceiros, o risco de perder visibilidade sobre os custos aumenta. E isso afeta diretamente a rentabilidade e a previsibilidade da operação.
O que é frete terceirizado?
Frete terceirizado é a prática de contratar empresas ou motoristas autônomos para realizar entregas e coletas em nome de outra transportadora ou embarcador. Em vez de utilizar uma frota própria, a empresa repassa parte das rotas ou cargas a parceiros externos — que assumem a responsabilidade pela operação, mediante contrato ou prestação de serviço.
Esse modelo traz vantagens importantes, como redução de custos fixos, aumento da cobertura geográfica e flexibilidade para atender picos de demanda. No entanto, também impõe desafios significativos, principalmente no que diz respeito ao controle dos gastos durante a viagem.
Se a empresa contratante não estabelece um padrão de prestação de contas, os custos com alimentação, pedágios, manutenção e imprevistos podem fugir do controle. E é nesse ponto que entra a importância de investir em uma gestão de despesas em transportes terceirizados eficiente, com processos bem definidos e suporte tecnológico adequado.
Terceirização logística: flexível, mas cheia de brechas
Empresas de transporte que contratam prestadores de serviço para realizar parte das entregas ganham em escala e capilaridade (aumentam sua abrangência e alcance, seja no número de clientes atendidos, na distribuição geográfica ou na presença em diferentes canais), mas perdem parte do controle.
Muitas vezes, a responsabilidade por custos como alimentação, pedágio, pátios ou manutenções emergenciais passa a ser compartilhada, mal definida — ou simplesmente repassada sem critério.
E é aí que mora o risco.
Sem um sistema padronizado, os comprovantes chegam fora do prazo, os valores são informados de forma informal e a empresa que contrata fica refém de uma prestação de contas subjetiva. Essa fragilidade se agrava quando os valores são adiantados diretamente na conta do motorista parceiro, criando confusão jurídica e contábil, já que isso pode caracterizar vínculo empregatício sob a ótica jurídica.
Riscos jurídicos e contábeis de pagamentos a terceiros
Outro fator preocupante é o risco trabalhista. Ao transferir valores diretamente para a conta de um motorista parceiro, a empresa corre o risco de ter esse pagamento interpretado como vínculo empregatício em caso de eventual ação judicial.
Mesmo em relações formalizadas via contrato, a ausência de documentação clara das transações — como comprovantes com hora, data e descrição — abre brechas para questionamentos futuros. Sem contar que, do ponto de vista contábil, esses valores muitas vezes não são registrados da forma correta, dificultando o fechamento de caixa e a conciliação com as notas fiscais.
Como a tecnologia resolve essa equação
A melhor forma de garantir a gestão de despesas em transportes terceirizados é padronizar o processo e encontrar soluções que resolvam o problema de forma eficiente, mesmo quando os motoristas não fazem parte do quadro da empresa.
E é exatamente aí que entra o Frotabank.
A plataforma oferece cartões corporativos pré-pagos que podem ser entregues também a prestadores de serviço. O gestor define os valores e ativa as funções necessárias (PIX despesa, saque, aproximação, etc.), sem precisar depositar nada na conta pessoal do motorista.
Durante a viagem, cada despesa feita com o cartão pode ser registrada com foto do comprovante, via aplicativo. O gestor pode acompanhar tudo em tempo real na plataforma, podendo filtrar por cartão, data ou rota. Ao final da operação, o fechamento é rápido e seguro — com todos os dados armazenados e documentados. E tudo isso sem gerar qualquer tipo de relação empresa x terceirizado com potencial para gerar problemas futuros.
A força da padronização na relação com terceiros
Mesmo com parceiros logísticos, é possível manter regras claras sobre o uso dos recursos. Com o Frotabank, sua empresa pode:
- estabelecer um valor fixo por tipo de rota terceirizada;
- controlar os saldos por cartão, sem repasses bancários;
- solicitar a prestação de contas por comprovante digital;
- visualizar o extrato completo por viagem;
- bloquear ou liberar saldo, assim como reconfigurar o cartão em tempo real.
Assim, mesmo em contratos por entrega, diária ou quilômetro rodado, a sua empresa tem segurança sobre os gastos envolvidos. reais.
Gestão sem ruído, operação mais eficiente
Quando se trata de terceirização, o desafio não é apenas operar com recursos externos — é garantir que esses recursos sigam o mesmo padrão de qualidade e controle que a operação interna.
A gestão de despesas em transportes terceirizados com o Frotabank entrega exatamente isso: um modelo simples, padronizado e seguro para manter o controle dos gastos mesmo com quem está fora da sua equipe, sem abrir mão da autonomia e da agilidade que o transporte exige.
Tenha controle de verdade, mesmo com terceiros
Terceirizar não pode ser sinônimo de perder o controle. Pelo contrário: quanto mais parceiros fazem parte da sua operação, mais sua empresa precisa de processos bem definidos e ferramentas que garantam clareza, previsibilidade e segurança.
Com o Frotabank, você mantém a gestão de despesas em transportes terceirizados sob controle — sem depender de planilhas, recibos soltos ou transferências bancárias arriscadas. Tudo de forma digital, integrada e em tempo real.
Entre em contato com o Frotabank e descubra como transformar a relação com seus parceiros logísticos através de um sistema inteligente, prático e seguro para todos os envolvidos.
