Ter total controle e reduzir custos logísticos deixou de ser apenas uma meta: é uma questão de sobrevivência para transportadoras.
Essa necessidade nos leva à gestão das despesas de viagens eficiente, um objetivo que os gestores de frotas ou gestores financeiros têm e buscam formas de conseguir isso.
O ideal é ter uma ferramenta estratégica, capaz de transformar a rotina financeira das transportadoras, evitar desperdícios e garantir mais controle sobre os recursos da operação.
Afinal, quando falamos em despesas logísticas, não estamos tratando apenas de grandes investimentos — mas sim de valores aparentemente pequenos que, acumulados ao longo de uma rota e multiplicados pelo número de veículos circulando, impactam diretamente na rentabilidade das viagens.
Alimentação, manutenção emergencial, estacionamentos, diárias, pagamentos a terceiros… Tudo isso precisa ser rastreado, documentado e justificado.
Mas como garantir esse nível de controle sem burocratizar ainda mais a operação? A resposta está na tecnologia.
O impacto das despesas operacionais no transporte rodoviário
Despesas variáveis como alimentação, pneus, pedágios e pequenas manutenções representam, muitas vezes, mais de 20% do custo total de uma viagem. E o maior desafio é que esses gastos são pulverizados, realizados por motoristas em campo, muitas vezes fora do alcance da gestão em tempo real. Isso abre espaço para falhas de comunicação, uso indevido dos recursos e até riscos jurídicos, como o repasse de valores direto à conta do colaborador.
Sem uma gestão das despesas de viagens eficaz, torna-se praticamente impossível identificar gargalos financeiros, prevenir desvios e criar políticas internas de uso. E mesmo quando há a prestação de contas, não basta somente ter registros: é necessário que eles sejam claros, acessíveis e auditáveis.
Por que o modelo tradicional de gestão das despesas de viagens não funciona mais?
Durante décadas, a solução padrão foi transferir o valor diretamente para a conta do motorista ou repassar em dinheiro vivo antes da saída da viagem. Mas essas práticas carregam diversos riscos, tanto financeiros quanto jurídicos.
Transferir valores para a conta do motorista, por exemplo, pode ser interpretado como adiantamento salarial, o que compromete o vínculo empregatício e pode gerar passivos trabalhistas. Além disso, é muito mais difícil rastrear com precisão o dinheiro em espécie, aumentando o risco de perdas, extravios ou uso indevido.
A solução? Uma gestão das despesas de viagens moderna, que utiliza cartões corporativos pré-pagos, vinculados ao CNPJ da empresa e acompanhados por uma plataforma de controle em tempo real. Quem oferece essa solução? O Frotabank!
Dessa forma, se tem praticidade e rastreabilidade, assim como conformidade legal e transparência nas prestações de contas de viagens.
Centralização do controle financeiro: um dos maiores benefícios da gestão de despesas do Frotabank
Um dos grandes ganhos da gestão das despesas de viagens é a centralização do controle financeiro em uma única plataforma. Por meio dela, é possível fazer a recarga dos cartões em tempo real, acompanhar extratos detalhados por cartão e registrar cada transação com fotos dos comprovantes — tudo isso integrado aos principais TMS.
Essa visão consolidada de gastos por viagem permite aos gestores tomar decisões mais rápidas e seguras, antecipando problemas de caixa, ajustando o valor das próximas recargas e comparando o orçamento previsto com os custos efetivos.
Além disso, o saldo remanescente das viagens pode ser reaproveitado em futuras operações, evitando perdas e otimizando o fluxo de caixa.
Outros benefícios da gestão de despesas de viagens do Frotabank
1. Autonomia com segurança para o motorista
Outro ponto essencial da gestão das despesas de viagens é o equilíbrio entre autonomia do motorista e controle do gestor. Ao fornecer um cartão corporativo pré-pago, a empresa libera o motorista para realizar os pagamentos necessários durante a rota, sem depender de transferências ou ligações para o escritório.
Mas essa autonomia é limitada pelo que o gestor determina. Ele pode ativar ou não funções como saque em caixas eletrônicos, uso do app de controle de despesas, PIX despesa, habilitação do PIX ou uso por aproximação. Tudo é configurável conforme a política da transportadora.
Essa flexibilidade torna o sistema adaptável a diferentes modelos de operação. Seja para empresas que fazem longas viagens com alimentação inclusa ou para aquelas que atuam em centros urbanos com custos pontuais, como descarga em atacados com pagamento de chapas, por exemplo.
2. Segurança jurídica e contábil
Quando uma transportadora adota a gestão das despesas de viagens com cartões corporativos, ela elimina uma das principais fragilidades do modelo antigo: a possível exposição a ações trabalhistas por repasses diretos ao motorista. Como o cartão é vinculado à empresa (CNPJ) e não à conta do colaborador, não há confusão entre verba operacional e salário.
Além disso, todo o processo de prestação de contas é mais claro: os comprovantes das compras são registrados via aplicativo, com fotos dos recibos. O gestor pode acessar essas imagens no portal e compará-las com os extratos emitidos automaticamente. Esse nível de rastreabilidade garante maior tranquilidade em auditorias internas e externas, além de facilitar a conciliação com os lançamentos contábeis.
3. Redução direta de custos
O uso inteligente da gestão das despesas de viagens gera economia de diversas formas. Primeiro, reduz desperdícios e gastos não autorizados. Segundo, evita prejuízos com valores repassados sem controle. Terceiro, minimiza o tempo perdido com reembolsos, relatórios manuais ou trocas de mensagens entre motorista e gestor.
Além disso, ao eliminar o uso de dinheiro vivo e transferências para pessoas físicas, a empresa reduz os riscos de perdas, extravios ou desvios — e ainda fortalece sua governança financeira.
E tem mais: facilita e agiliza a prestação de contas e o fechamento contábil, pois reduz ou acaba com as pendências decorrentes de falta de notas fiscais e despesas sem comprovação.
Gestão de despesas Frotabank: tecnologia a favor da gestão inteligente
Com o apoio da tecnologia e de soluções como a do Frtabank, a gestão das despesas de viagens deixa de ser um ponto cego e se transforma em um ativo estratégico. Em vez de reagir a problemas financeiros no final da viagem, o gestor passa a acompanhar tudo em tempo real.
Em outras palavras, o controle deixa de ser reativo e se torna preditivo, o que representa um diferencial competitivo no setor logístico.
Em um mercado altamente competitivo e com margens cada vez mais apertadas, cada real economizado faz diferença. A gestão das despesas de viagens é uma das formas mais diretas, eficazes e seguras de reduzir custos logísticos, proteger a empresa juridicamente e otimizar a operação em campo.
Se você busca mais controle, economia e segurança na gestão financeira da sua frota, entre em contato com o Frotabank e descubra como podemos transformar a rotina da sua transportadora.
