A prestação de contas de viagens continua sendo um dos maiores desafios para transportadoras de todos os portes. Cada deslocamento da frota envolve gastos com combustível, pedágios, alimentação, hospedagem e eventuais imprevistos que precisam ser monitorados com atenção.
Quando não há um processo estruturado, a transportadora corre riscos de perda financeira, retrabalho e falta de transparência, impactando diretamente na eficiência operacional e na competitividade no mercado.
Além disso, o cenário se torna ainda mais complexo quando a empresa trabalha com motoristas terceiros, contratados para atender demandas específicas. Nesses casos, controlar os gastos e garantir a prestação de contas correta é ainda mais desafiador.
Felizmente, soluções modernas como o Frotabank oferecem ferramentas digitais para organizar despesas, monitorar gastos em tempo real e simplificar todo o processo.
Os principais problemas da prestação de contas de viagens
Mesmo sabendo da importância desse processo, muitas transportadoras ainda enfrentam dificuldades que tornam a gestão de despesas ineficiente. Entre os problemas mais comuns estão:
Falta de comprovantes
Motoristas podem esquecer ou perder notas fiscais e recibos de pedágios, combustíveis, refeições e hospedagens. Sem esses comprovantes, a conferência se torna difícil e aumenta o risco de inconsistências na contabilidade.
Uso de dinheiro em espécie
Adiantamentos em dinheiro aumentam os riscos de perda e desvio, além de dificultar o rastreamento preciso de onde cada valor foi gasto, tornando o processo pouco transparente e sujeito a erros.
Retrabalho administrativo
Quando a prestação de contas é feita manualmente, o gestor precisa conferir recibo por recibo, categorizar despesas e montar relatórios. Esse processo consome tempo, aumenta a carga administrativa e eleva as chances de inconsistências.
Despesas de motoristas terceiros
Controlar gastos de motoristas que não fazem parte do quadro fixo é ainda mais complexo. Sem ferramentas adequadas, é difícil acompanhar os valores gastos, aplicar limites e garantir que todos sigam as mesmas regras.
Falta de previsibilidade financeira
Sem relatórios claros e dados em tempo real, a transportadora perde visibilidade sobre os custos das viagens. Isso dificulta o planejamento financeiro, tornando incerta a tomada de decisões estratégicas e a estimativa de margens de lucro.
O impacto da falta de controle sobre motoristas próprios e terceiros
Além das questões administrativas, a falta de controle sobre os custos de viagens de motoristas próprios e terceiros afeta diretamente a operação da transportadora:
- motoristas próprios: sem limites claros, eles podem acabar gastando acima do necessário em alimentação, hospedagem ou combustível, prejudicando a margem da empresa;
- motoristas terceiros: a ausência de rastreabilidade nos pagamentos e a falta de padronização dificultam a gestão, gerando inconsistências nos relatórios e aumentando o risco de erros financeiros.
Esses problemas não apenas elevam os custos operacionais, mas também podem comprometer a tomada de decisões estratégicas, já que o gestor não possui dados precisos sobre onde o dinheiro está sendo gasto.
PIX Despesa: controle mesmo em lugares que não aceitam cartão
Em muitas situações, motoristas se deparam com estabelecimentos que não aceitam cartões corporativos. Pensando nisso, o Frotabank oferece a funcionalidade PIX Despesa, que permite transferir valores de forma rápida e segura diretamente para o pagamento desses gastos.
Com o PIX Despesa:
- o gestor mantém o controle sobre cada valor enviado;
- todas as transações ficam registradas automaticamente na plataforma;
- motoristas próprios e terceiros podem efetuar pagamentos mesmo em locais sem POS;
- a rastreabilidade das despesas continua intacta, evitando perdas e garantindo a prestação de contas completa.
Frotabank: a solução completa para sua transportadora
O Frotabank é uma solução inovadora para a prestação de contas de viagens, oferecendo tecnologia e controle total sobre os custos de viagens da frota. Por meio do seu sistema de gestão de despesas e cartão corporativo inteligente, a plataforma permite que transportadoras gerenciem motoristas próprios e terceiros de forma eficiente, transparente e segura.
Como funciona
- cada motorista recebe um cartão vinculado à empresa, não ao indivíduo;
- o gestor define limites de gastos e pode alterar o saldo a qualquer momento;
- todas as transações são registradas automaticamente na plataforma em tempo real;
- motoristas terceiros podem ser incluídos no sistema, garantindo padronização e transparência.
Com o Frotabank, a prestação de contas deixa de ser um problema e se transforma em um processo ágil, seguro e confiável, permitindo que a transportadora reduza desperdícios, melhore o controle sobre os motoristas e otimize sua gestão financeira.
A prestação de contas não precisa mais ser um desafio ou um gargalo!
A prestação de contas de viagens não precisa mais ser um desafio para sua transportadora. Problemas como falta de comprovantes, uso de dinheiro em espécie, retrabalho e dificuldade de controlar motoristas terceiros podem ser superados com tecnologia e processos inteligentes.
O Frotabank oferece uma plataforma completa para gestão de despesas, transformando a prestação de contas em um processo organizado, transparente e eficiente. Com ele, sua transportadora garante segurança, previsibilidade e controle total sobre todos os custos de viagens, fortalecendo a gestão financeira e aumentando a competitividade no mercado.
