Otimizar a gestão de despesas de viagens da frota é ainda um desafio? Sabe como resolver?
O controle de viagem e despesas é mais uma atribuição do gestor de frotas, que deve acompanhar e cuidar para que o acordo com os motoristas seja cumprido. Isso significa: saber se a rota foi cumprida conforme o planejado, se os abastecimentos foram feitos dentro do acordado, se as despesas estão dentro do orçamento previsto, se o motorista fez a prestação de contas etc.
Embora pareça fácil, isso é um trabalho desgastante, que demanda muito tempo, sobretudo quando essa atividade era realizada por meio de planilhas e controles manuais. Além de depender de terceiros (motoristas) que, se não prestarem contas corretamente, a empresa acaba com um grande problema para resolver.
E não falamos de apenas um motorista, certo? Falamos de centenas deles, que tocam as frotas de transportadoras pelas estradas.
No entanto, há soluções para otimizar e controlar a gestão de despesas de viagens da frota de forma efetiva. Vamos te contar!
Problemas comuns na gestão de despesas de viagens da frota
Além de controles manuais, transportadoras podem ter outros problemas que dificultam a gestão de despesas de viagens da frota.
Um deles é quando motoristas precisam utilizar recursos próprios para depois solicitar reembolso. Isso cria um ciclo de desconfiança, lentidão administrativa e falta de visibilidade imediata sobre os gastos reais da operação. Além disso, a empresa pode ter problemas trabalhistas por causa disso.
A dependência de comprovantes físicos é outro gargalo significativo. Notas fiscais se perdem, são danificadas ou simplesmente não são entregues no prazo. Quando isso acontece, o time administrativo gasta horas conferindo documentos, digitalizando informações e cruzando dados para tentar reconciliar as contas do mês.
Enquanto isso, não há visão clara e atualizada sobre quanto está sendo gasto em cada viagem ou veículo.
Como resolver esses gargalos? Conheça recursos que fazem a diferença no dia a dia de sua gestão de despesas de viagens
Não é difícil otimizar e agilizar a gestão de despesas de viagens da frota, basta conhecer a solução certa.
Para começar é preciso deixar de lado os processos manuais e centralizar a gestão de viagens da frota. A gestão de despesas do Frotabank oferece essa solução, por meio de uma plataforma moderna e específica para essa finalidade.
Sabe o problema de o motorista usar recursos próprios e ser reembolsado depois? Isso acabou. Com nossa gestão de despesas de viagem, sua empresa recebe cartões de débito para todos os veículos. Isso acaba com o problema de repassar recursos aos funcionários ou terceiros, correndo o risco de vincular valores ao salário dos colaboradores ou de não conseguir acompanhar os gastos.
Outro problema que essa solução ajuda a resolver é a prestação de contas, já que o gestor consegue acompanhar o uso do cartão pelo motorista e este, por meio do app Motorista, pode enviar fotos dos comprovantes de gastos da viagem.
O gestor tem controle total sobre o saldo dos cartões, podendo adicionar ou retirar o saldo quando quiser.
Outra funcionalidade é o PIX Despesa, autorizado pelo gestor para o motorista utilizar em estabelecimentos que não aceitam cartão.
Quando termina a viagem, não há aquela correria para resolver a prestação de contas, pois tudo está devidamente registrado, o acompanhamento é feito pelo uso do cartão e sem comprovantes extraviados. Isso agiliza a prestação de contas e o fechamento contábil.
Dicas para otimizar as despesas de viagens e ter uma gestão eficaz
O controle de despesas do Frotabank também ajuda a gerar insights sobre vários pontos que ajudam o gestor a otimizar as despesas e até reduzir custos.
Quando o controle das despesas e gastos está nas mãos do gestor e não nas dos motoristas, isso fica muito mais ágil.
O gestor pode obter informações como:
- Quando saiu e quando retornou?
- Quanto percorreu e qual foi a rota?
- Quanto e onde abasteceu?
- Quais outras despesas teve?
Com posse dessas informações, consegue mensurar de forma mais precisa as despesas por cada trecho e encontrar formas de melhorar.
Por exemplo: o veículo A percorreu xx quilômetros pela rota x e gastou R$ xxx em combustível. No entanto, pegou engarrafamento e atrasou a entrega em algumas horas. O gestor pode perceber que, para a próxima viagem, pode mudar um pouco a rota, o veículo vai percorrer tantos quilômetros a mais, mas vai por uma estrada menos movimentada e onde tem um posto que pratica um valor mais acessível do combustível e a entrega vai chegar pontualmente ao cliente.
Resultado: cliente satisfeito porque recebeu a entrega no prazo, embora tenho andado mais quilômetros, o veículo não gastou combustível em engarrafamento ou tráfego lento e, somado à economia no abastecimento, a empresa ainda conseguiu economizar alguns reais.
Com várias viagens e vários caminhões gerando esses resultados, a transportadora consegue controlar melhor e reduzir os gastos, otimizando a gestão de despesas de viagens da frota.
Quer ter esse controle a partir de agora? Fale com um de nossos consultores!
