Por que o controle das despesas de viagens da frota é tão importante?
Por mais que pareça um processo simples como apenas levar uma carga de um ponto ao outro, há toda uma engrenagem funcionando para que isso aconteça, e parte disso é a movimentação financeira.
E sabemos que tudo que envolve recursos financeiros tem que ter entradas e saídas registradas corretamente, pois o fechamento contábil precisa ser preciso. Uma pequena inconsistência em valores pode causar problemas para a empresa.
Além disso, há o prazo para o fechamento contábil, dessa forma, o financeiro não pode ficar refém de entregas de notas e comprovantes de viagens. Por isso, é essencial que tenha uma solução em gestão de despesas de viagens.
Na verdade, são vários motivos que exigem um controle efetivo e preciso das despesas da frota durante os transportes de cargas. Conheça 5 deles e entenda como esse controle pode se transformar em uma vantagem competitiva.
5 motivos para ter controle das despesas de viagens da frota
O controle das despesas de viagens ajuda de várias formas:
1. Evita fraudes e gastos desnecessários
Em alguns casos, a falta de controle pode gerar despesas excessivas, lançamentos duplicados e até pequenas fraudes que se acumulam e comprometem a margem de lucro.
Por isso é importante ter um sistema organizado e com auxílio de tecnologias, para evitar que notas e comprovantes se percam e a prestação de contas fique incompleta, causando atrasos no fechamento contábil ou prejuízos financeiros.
2. Dá previsibilidade no fluxo de caixa
O controle das despesas de viagens das frotas é o que dá previsibilidade ao fluxo de caixa, pois dá uma visão apurada sobre o que cada rota representa no caixa.
Dados precisos permitem simulações, previsão de despesas e planejamento financeiro muito mais sólido, pois os gestores sabem exatamente o que têm de recursos financeiros para investir, ampliar operações ou renegociar contratos.
3. Mostra o custo real por rota
As rotas são diferentes: algumas têm pedágios mais caros, exigem paradas frequentes etc. Por isso que com um controle preciso, os gestores de frotas ou financeiros sabem exatamente o que está sendo gasto e quanto exatamente custa uma rota.
Isso permite criar políticas mais inteligentes, ajustar itinerários, renegociar fretes e melhorar sua margem de lucro, com base em dados e não em percepções ou “achismos”. É claro que há os imprevistos, mas sabendo o custo fixo real se tem, inclusive, uma base melhor para disponibilizar recursos extras caso aconteça algo na estrada.
4. Agiliza a prestação de contas
A prestação de contas é uma das maiores dores de cabeça do gestor financeiro, que precisa ter entradas e saídas certas para não ter problemas no fechamento contábil.
Acontece que quando se dispõe dinheiro para motoristas sem ter formas de acompanhar os gastos em tempo real, o financeiro fica dependendo de os motoristas prestarem contas no final da viagem. Só que eles esquecem de pegar ou perdem notas, demoram para entregar comprovantes… Enquanto isso, a contabilidade fica com pendências, o que é ruim para o setor financeiro.
Com um controle mais eficaz e uma boa gestão de despesas, sobretudo se tiver acompanhamento em tempo real, ajudam a resolver esse gargalo.
5. Melhora a escalabilidade
Ter o controle das despesas de viagens tem várias vantagens e resultados expressivos para a empresa. Se as que citamos acima se alinharem, a gestão de despesas de viagens da frota ganha muito em eficiência.
Ao ganhar eficiência, também aumenta a produtividade e vai mais além: melhora a escalabilidade dos negócios, uma vez que economiza tempo e reduz recursos.
A gestão de despesas do Frotabank no controle das despesas de viagens de suas frotas
Pode parecer ser fácil fazer o controle das despesas de viagens das frotas. Afinal, é saber o que se adianta e o que o motorista gasta.
Um controle assim talvez funcione para frotas bem pequenas, mas quem tem frotas médias e grandes não pode depender de processos simples e manuais. A automação é parte do caminho para a transportadora ter um bom controle das despesas de viagens.
Embora muitas já tenham parte do processo automatizado, é preciso pensar em soluções que resolvem partes específicas do negócio, como a gestão financeira das frotas.
Para atender esse nicho, o Frotabank tem uma gestão de despesas que oferece controle total sobre a jornada dos veículos, inclusive, com a possibilidade de acompanhamento dos gastos em tempo real.
Com cartões corporativos — vinculados à empresa e não ao motorista — o gestor libera valores para as viagens, podendo efetuar bloqueios ou gerir o saldo quando necessário.
A gestão de despesas de viagens do Frotabank tem muitas outras funcionalidades que proporcionam benefícios para a administração das finanças da transportadora, no que se relaciona aos gastos da frotas de veículos.
Saiba mais sobre essa solução, fale com um de nossos consultores.
