A gestão de viagens é um dos pontos mais delicados dentro da administração de frotas e de empresas que dependem de deslocamentos constantes para manter suas operações. Não se trata apenas de organizar rotas ou aprovar despesas: é uma área estratégica, que envolve controle de custos, segurança, produtividade e eficiência.
No entanto, na prática, muitos gestores enfrentam obstáculos que atrapalham o fluxo e aumentam os gastos. Esses gargalos podem parecer pequenos no início, mas quando se acumulam comprometem os resultados financeiros e dificultam a tomada de decisão.
Neste artigo, vamos apresentar os 4 principais gargalos da gestão de viagens e despesas na prática e mostrar como enfrentá-los para garantir uma operação mais eficiente.
1. Falta de controle sobre despesas imprevistas
Um dos maiores gargalos na gestão de viagens é lidar com despesas imprevistas. Por mais que haja planejamento, situações emergenciais fazem parte da rotina de motoristas na estrada: um pneu que fura, uma manutenção inesperada, uma alimentação em local diferente do planejado ou até mesmo um fornecedor que não aceita cartão corporativo.
Quando não há processos claros para resolver esses imprevistos, o motorista acaba tendo que arcar com o valor do próprio bolso ou recorrer a alternativas improvisadas. Isso gera desconforto para ele e desorganização para a empresa, que perde o controle financeiro da operação.
A solução passa por estruturar meios de pagamento flexíveis e centralizados. Além dos cartões corporativos, ferramentas modernas oferecem alternativas como o PIX Despesa, que permite que o motorista pague por produtos ou serviços em estabelecimentos que não aceitam pagamento via cartão. Essa opção garante que o motorista nunca fique desassistido, sem comprometer a transparência e o controle da empresa.
2. Processos manuais e falta de tecnologia
Outro gargalo comum está relacionado à ausência de tecnologia. Muitas empresas ainda realizam o controle de viagens e despesas de forma manual, utilizando planilhas ou relatórios em papel. Esse método, além de consumir tempo, abre espaço para erros humanos e dificulta a análise dos dados, além de, não raro, atrasar o fechamento contábil por falta de comprovantes de despesas.
Além disso, sem sistemas integrados, o gestor tem dificuldade em visualizar os gastos de forma consolidada e em tempo real. Isso significa que decisões importantes acabam sendo tomadas com base em informações desatualizadas, o que compromete a eficiência da operação.
Investir em sistemas de gestão de despesas é a saída para eliminar esse gargalo. Com a tecnologia, se aumenta a agilidade, reduz falhas e garante mais confiabilidade nas informações.
3. Políticas de viagem mal definidas
A ausência de políticas claras é um fator que compromete diretamente a gestão de viagens. Quando não há regras bem estruturadas sobre o que pode ou não ser gasto, surgem inconsistências, discussões e até mesmo abusos de recursos.
Imagine um motorista que não sabe exatamente quais despesas são cobertas pela empresa. Ele pode acabar realizando gastos que não estavam previstos, dificultando a prestação de contas e comprometendo o orçamento da viagem.
A criação de uma política de viagens bem definida é essencial. Ela deve incluir orientações sobre tipos de despesas permitidas, limites de gastos, formas de pagamento, procedimentos de reembolso e comprovação de despesas. Quanto mais detalhada e comunicada for essa política, menor será a chance de falhas no processo.
Além disso, contar com ferramentas digitais facilita a aplicação dessas regras, já que é possível configurar limites e autorizações dentro do próprio sistema de gestão.
4. Dificuldade no acompanhamento de desempenho
O último gargalo é a dificuldade em acompanhar o desempenho das viagens e dos motoristas. Muitas vezes, a empresa até registra as despesas, mas não utiliza esses dados de forma estratégica para identificar padrões, falhas ou oportunidades de melhoria.
Sem indicadores de desempenho, fica praticamente impossível avaliar se os custos estão dentro do planejado, se o motorista está cumprindo rotas e horários ou se há desperdícios que poderiam ser eliminados.
O ideal é que a gestão de viagens conte com métricas específicas, como custo por quilômetro rodado, tempo médio de viagem, consumo de combustível por trajeto e frequência de despesas emergenciais. Essas informações permitem avaliar a eficiência da frota e identificar pontos que precisam de ajuste.
Com relatórios bem estruturados, o gestor transforma dados em conhecimento estratégico, conseguindo tomar decisões mais embasadas e garantir uma operação enxuta.
Como superar esses gargalos na prática
Superar esses gargalos exige uma combinação de planejamento, tecnologia e alinhamento com a equipe. O primeiro passo é realizar um diagnóstico da situação atual, identificando onde estão os maiores problemas.
A partir disso, a empresa pode:
- investir em soluções de gestão de despesas modernas que ofereçam alternativas como cartões corporativos e PIX despesas;
- implementar sistemas de gestão de frotas que centralizem informações e facilitem a análise;
- criar políticas de viagem claras, documentadas e comunicadas para toda a equipe;
- estabelecer indicadores de desempenho que permitam monitorar custos e eficiência.
Essas ações, quando bem aplicadas, reduzem desperdícios, aumentam a segurança e melhoram a experiência tanto da empresa quanto dos motoristas.
A saída é transformar gargalos em oportunidades
Os gargalos da gestão de viagens são um desafio real, mas também representam oportunidades de transformação. Empresas que conseguem identificar suas falhas e investir em soluções modernas se tornam mais competitivas e eficientes no mercado.
O segredo está em tratar a gestão de viagens não como um processo burocrático, mas como uma estratégia fundamental para manter a frota em movimento, os motoristas amparados e os resultados financeiros sob controle.
Com planejamento, tecnologia e políticas bem estruturadas, cada viagem deixa de ser uma preocupação e passa a ser uma oportunidade de crescimento para toda a operação.
