Se você ainda depende de comprovantes, planilhas e reembolsos manuais para controlar os gastos da sua frota, pense no quanto a gestão de despesas de viagens pode estar travando a operação.
Primeiro, porque pode estar atrasando o fechamento dos registros contábeis por falta de notas fiscais ou recibos pendentes de motoristas. Segundo porque, dependendo da política da empresa, pode estar atrasando a liberação de novos recursos para as próximas viagens — e ainda pior, sem adiantamentos, o motorista pode ter que arcar com as despesas com seu próprio dinheiro, o que legalmente não é bom para a transportadora.
É hora de mudar isso! Em plena era da automação e do pagamento digital, continuar lidando com processos burocráticos é desperdiçar tempo, dinheiro e energia — tanto do gestor quanto dos motoristas. E também de quem trabalha no setor financeiro, que é onde tudo finaliza e que sem prestações de contas em dia ou completas, não consegue fechar a contabilidade.
Para acabar com os gargalos que impedem sua transportadora de ter o controle total da gestão de despesas de viagens, o Frotabank tem a solução!
Por que o modelo tradicional de reembolso não funciona mais para frotas
O processo tradicional de reembolso parece simples: o motorista paga as despesas do próprio bolso ou do adiantamento que recebeu para a viagem, guarda os comprovantes e, ao retornar, entrega tudo ao gestor ou ao financeiro para conferência.
O problema é que, na prática, isso gera uma série de dores de cabeça e não entrega uma gestão de despesas de viagens eficiente e efetiva.
Notas se perdem, valores são lançados de forma errada, há despesas que não podem ser comprovadas — e, até que tudo seja revisado, o fechamento financeiro atrasa.
Além disso, o motorista fica desassistido na estrada, dependendo do próprio dinheiro para custear necessidades operacionais enquanto aguarda seu adiantamento, o que afeta sua motivação e pode gerar insegurança.
Para a transportadora, isso se torna um modelo de falta de transparência e de retrabalho. Cada reembolso se torna uma auditoria manual, e a gestão de despesas de viagens perde eficiência e previsibilidade.
Já funcionou dessa forma? Sim, já funcionou há anos, quando era a única opção. Mas agora estamos em plena era da transformação digital, em que processos se tornam mais ágeis e precisos com o uso da tecnologia.
É preciso ter em mente que não há mais tempo para atrasos e inconsistências devido a processos manuais, soluções como a gestão de despesas do Frotabank estão aí para agilizar a gestão de frotas no que diz respeito a despesas de viagens.
As principais dificuldades da gestão de despesas de viagens na estrada
A rotina de quem gere uma frota é complexa. E, quando não há uma estrutura clara para controlar gastos, os problemas se multiplicam.
Veja os principais desafios enfrentados pelas empresas que ainda trabalham com processos manuais:
Não ter controle imediato das despesas
O gestor não sabe, em tempo real, quanto está sendo gasto por motorista, rota ou tipo de despesa. Quando não há um sistema de gestão de despesas de viagens, as informações chegam com atraso, o que impede qualquer tomada de decisão rápida.
No entanto, quando consegue acompanhar conforme elas acontecem, fica fácil ter uma ideia sobre os gastos
Dificuldade em consolidar informações para prestação de contas
Cada motorista presta contas em momentos diferentes e o financeiro precisa juntar notas, comprovantes e relatórios para fechar a conta. O resultado é um processo lento e suscetível a erros.
Porém, isso pode ser agilizado de forma simples com a gestão de despesas do Frotabank. Dessa forma, tudo vai estar centralizado e organizado, sem problemas para juntar documentos e prestar contas no prazo.
Soluções modernas para eliminar o reembolso manual
Como a tecnologia já oferece soluções práticas e seguras para superar esses desafios e transformar a gestão de despesas de viagens em um processo inteligente e automatizado, é hora de você descobrir de que forma isso acontece.
Soluções como a gestão de despesas do Frotabank oferecem facilidades como:
- cartões corporativos e controle digital: garantem praticidade e segurança. Os motoristas podem realizar pagamentos de forma controlada, com limites pré-configurados e categorias específicas de despesa, o que elimina erros e fraudes.
- PIX Despesa: flexibilidade sem perder o controle: em alguns casos, o motorista pode precisar pagar em locais que não aceitam cartão corporativo. Para esses momentos, o PIX Despesa do Frotabank é a solução ideal. Todas as transações ficam registradas no sistema, garantindo total transparência.
- automação da prestação de contas: o motorista envia via App Motorista os comprovantes de todas as compras e despesas feitas ao longo da viagem, agilizando o processo de prestação de contas e eliminando problemas de notas fiscais extraviadas, comprovantes amassados ou inelegíveis etc. Isso significa menos papelada, menos retrabalho e muito mais agilidade no fechamento financeiro.
Essas soluções, quando aplicadas de forma integrada, criam uma gestão moderna, transparente e totalmente conectada à realidade das transportadoras.
O que a gestão de despesas entrega à sua transportadora?
Adotar um sistema de gestão de despesas traz ganhos expressivos tanto para o gestor quanto para os motoristas.
Entre os principais benefícios, estão:
- controle total em tempo real: o gestor acompanha cada gasto conforme ele acontece;
- redução de custos e desperdícios: com as despesas supervisionadas em tempo real, se evita as possibilidade de fraudes, gastos fora da política da empresa e pagamentos indevidos;
- mais segurança e autonomia para o motorista: ele não precisa usar dinheiro do próprio bolso nem acumular comprovantes e tudo é registrado de forma digital e segura;
- agilidade no fechamento financeiro: o processo de conciliação é automatizado, eliminando etapas manuais e acelerando o fluxo de aprovação e pagamento;
- dados que geram inteligência: cada despesa registrada vira informação estratégica para planejar rotas, prever custos e melhorar o desempenho da frota.
Gestão de despesas Frotabank: eficiência e transparência no mesmo caminho
Manter processos manuais de reembolso e prestação de contas é como dirigir com o freio de mão puxado: a frota até anda, mas nunca na velocidade que poderia.
É hora de sua empresa ter uma gestão de despesas de viagens moderna, com exige agilidade, visibilidade e controle — e tudo isso é possível quando a tecnologia assume o volante.
Por isso, com a gestão de despesas do Frotabank, sua transportadora ganha eficiência, segurança e previsibilidade financeira, mantendo a operação sempre em movimento — sem papelada, sem retrabalho e sem dor de cabeça.
Quer saber mais? Entre em contato conosco!
